Dokumentenmanagement

Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen liegt häufig in der Unzufriedenheit mit dem reibungsintensiven Ablauf der Geschäftsprozesse. Die schnelle Verfügbarkeit der Unternehmens- und Kundendaten, kurze Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten beeinflussen immer stärker die Effizienz eines Unternehmens und damit seine Wettbewerbsfähigkeit.
Ziel des Dokumentenmanagement ist die systematische Verarbeitung wesentlicher Unternehmensinformationen und deren Bereitstellung auf unterschiedlichen Datenträgern. Kernfunktionalität eines solchen Systems ist dessen Fähigkeit, alle Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort einer vielzahl potentieller Nutzer zur Verfügung zu stellen.

Vorteile von DMS:

  • Reduzierung von Wege- und Lagerzeiten von Dokumenten
  • Veringerung von Sortier- und Suchzeiten
  • Verbesserung des Informationsflusses
  • Vermeiden von Fehlinformationen
  • Verhindern des Nichtauffindens von Dokumenten bzw. Informationen
  • Schnelles reagieren auf Kundenanfragen
  • Planen und Strukturieren von Prozessen und Arbeitsabläufen
  • Aktives Informations-Management
  • Hohe Trefferquote bei Suchabfragen
  • Offenheit für Internet / Intranet / Extranet

Ziele eines Dokumentenmanagements:

  • Realisierung von Einsparpotentialen in der Archivierung
  • Schaffung einer Grundlage zur Optimierung der Prozesse
    (Business Process Reengineering).
  • Steigerung der Produktivität durch den schnelleren Zugriff auf Informationen und deren Sicherung
  • Verbesserung der Reaktionsfähigkeit und damit Steigerung der Kundenzufriedenheit

Gemeinsam mit unseren erfahrenen Consultern werden im Rahmen eines Kundengespräches:

  • die Probleme identifiziert
  • die Defizite in der bisherigen Arbeitsweise ermittelt
  • die Definition der Zielvorstellung für eine DMS-Lösung erarbeitet
  • erste Lösungszenarien entwickelt